Zo werkt offertebeheer

Nadat offertebeheer is ingeschakeld, komen offerteaanvragen uit openbare PartGrid-weergaven en offertes die je team zelf maakt samen in Offerteaanvragen. Gebruikers met de juiste rechten kunnen daar de geselecteerde onderdelen controleren, prijzen invullen, een offerte versturen en de reactie van de klant volgen.

Een offerteaanvraag bevat de door de klant geselecteerde onderdelen en contactgegevens. Het is nog geen definitieve offerte. Een offerte is het geprijsde document dat je team opstelt en naar de klant stuurt. Je kunt een offerte maken vanuit een aanvraag van een klant of rechtstreeks vanuit PartGrid.

Open Offerteaanvragen om aanvragen van klanten en rechtstreeks aangemaakte offertes in dezelfde lijst te bekijken. Je kunt de lijst verder beperken met de verschillende weergaven en filters voor status, waarde en datum van indienen.

Offerteaanvragen beginnen met de status Aangevraagd. Een offerte kan daarna via concept, controle, goedkeuring en verzonden naar een reactie van de klant gaan. Verlopen offertes zijn niet meer geldig en afgeronde werkzaamheden kunnen als Voltooid worden gemarkeerd.

Wanneer een offerte wordt verstuurd, ontvangt de klant per e-mail een persoonlijke link. De pagina toont de gegevens van leverancier en klant, geselecteerde onderdelen, aantallen, beschikbare prijzen, totalen, het bericht en de vervaldatum. Zolang de offerte op een reactie wacht, kan de klant deze accepteren of afwijzen.

PartGrid laat zien of de klant de offerte heeft geopend en hoe vaak deze is bekeken. Gebruikers met de juiste rechten kunnen de klantlink kopiëren, de offerte opnieuw versturen, het offertedocument downloaden en afgeronde werkzaamheden als Voltooid markeren.