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Referencia
Usa el identificador que clientes, distribuidores o equipos internos necesitan para pedir la pieza.
Guía práctica de datos de catálogo
Cómo estructurar los datos de recambios para una búsqueda fiable
El objetivo no es crear la hoja de cálculo más grande posible, sino dar a cada diagrama, colección y workflow una ruta fiable hacia la pieza pedible correcta.
Empezar por el recorrido de búsqueda del cliente
Separar datos compartidos y contexto del diagrama
Integrar revisión y mantenimiento en la estructura
Empieza por las preguntas que el cliente necesita resolver
Antes de elegir campos, mapea las decisiones que toma una persona cuando necesita un recambio.
Un cliente o técnico suele empezar por una máquina, conjunto, modelo o vista explosionada. Después necesita identificar la referencia correcta, entender qué pieza está disponible para pedir y continuar hacia presupuesto, carrito o soporte.
La estructura de datos debe apoyar ese recorrido.
1. Crea un registro compartido para cada referencia pedible
Separa la información comercial y descriptiva reutilizable de la posición concreta dentro del diagrama.
Información básica a considerar
📝
Nombre orientado al cliente
Usa un nombre reconocible en lugar de depender solo de códigos internos.
📄
Descripción
Añade contexto para distinguir variantes, kits o aplicaciones.
💶
Precio y moneda
Mantén precios explícitos para los mercados y flujos donde sean necesarios.
🌍
Variantes lingüísticas
Mantén nombres y descripciones traducidos para los mercados correspondientes.
✅
Estado de disponibilidad
Aclara si una pieza debe seguir visible y utilizable en workflows activos.
2. Mantén el contexto del diagrama como relación, no como copia del registro
Una misma pieza puede aparecer en varios diagramas con referencias, cantidades y contextos distintos.
Evita recrear el mismo registro para cada vista explosionada. Mantén la pieza una sola vez y relaciónala con las referencias y diagramas correspondientes. Así puedes corregir nombre, precio o imagen sin repetir el mantenimiento en cada esquema.
3. Revisa las asociaciones entre referencias y piezas antes de publicar
La automatización reduce trabajo repetitivo, pero las ambigüedades siguen necesitando decisiones humanas.
1
Revisar referencias detectadas
Comprueba que las referencias sean legibles y estén colocadas en la posición correcta.
2
Comparar referencias con BOM
Compara referencia, cantidad y descripción con la fila BOM correspondiente.
3
Resolver asociaciones ambiguas
Vincula, desvincula o sustituye la pieza cuando el resultado no sea fiable.
4
Publicar solo el resultado revisado
Trata el diagrama orientado al cliente como un resultado aprobado, no como una extracción en bruto.
4. Usa grupos de piezas para decisiones repetibles
Los grupos son útiles cuando varias piezas deben recibir el mismo tratamiento.
Grupos manuales
Selecciona las piezas exactas que deben tratarse juntas.
Grupos dinámicos
Define condiciones reutilizables y revisa qué piezas coinciden.
5. Modela las sustituciones como relaciones explícitas
Una referencia antigua no debería desaparecer sin más cuando existe una pieza nueva o preferida.
Mantén la pieza original reconocible y relaciónala con el recambio adecuado. Registra el tipo de relación, notas útiles y la opción preferida cuando corresponda.
6. Planifica cómo se mantendrán los datos después del lanzamiento
Una buena estructura es una estructura que tu equipo puede mantener precisa cuando cambian precios, descripciones y referencias.
Un modelo operativo mantenible suele incluir
Importaciones y actualizaciones controladas
Usa archivos estructurados para crear o actualizar registros revisando fallos y valores inesperados.
Responsabilidad clara sobre excepciones
Define quién revisa referencias sin asociar, piezas ausentes, sustituciones y decisiones de publicación.
Registros compartidos entre salidas
Reutiliza las mismas piezas en varios diagramas y colecciones.
Checklist práctica de preparación
No necesitas fuentes perfectas, pero sí saber dónde hace falta revisión.
✓
Las referencias pedibles son identificables
La fuente contiene un identificador estable.
✓
Los nombres orientados al cliente son comprensibles
El usuario puede distinguir la pieza sin jerga interna.
✓
Las referencias del diagrama pueden revisarse
Tu equipo puede confirmar la relación entre diagrama, BOM y pieza.
✓
Las sustituciones tienen responsable
Alguien valida las relaciones de supersesión y preferencia.
✓
Idiomas y monedas están definidos
Sabes qué mercados necesitan traducciones o precios específicos.
✓
La publicación tiene un paso de aprobación
Los datos importados o extraídos se revisan antes de mostrarse al cliente.
Estructuración de datos de recambios
Preguntas frecuentes
Mantén el modelo práctico y alineado con la experiencia que realmente quieres publicar.
¿Hay que limpiar todos los archivos antes de empezar?+
No. Puedes empezar con manuales y listas de piezas existentes siempre que tu equipo pueda revisar excepciones y decidir qué información se muestra al cliente.
¿Deben fusionarse referencias parecidas?+
Solo cuando realmente representan la misma pieza pedible en tu sistema. PartGrid no fusiona automáticamente duplicados aproximados.
¿Puede una pieza aparecer en varios diagramas?+
Sí. Un registro compartido puede vincularse a varios diagramas manteniendo la referencia y cantidad específicas de cada contexto.
¿Dónde deben gestionarse las sustituciones?+
Mantén las sustituciones como relaciones explícitas entre registros para que la referencia antigua siga siendo localizable.
¿Qué debe seguir siendo una revisión manual?+
Referencias ambiguas, piezas ausentes, valores de importación inesperados, sustituciones y aprobación final deben seguir siendo decisiones visibles para el equipo.
Revisa tu estructura actual con un manual real
Trae una vista explosionada y una lista representativa para ver cómo registros compartidos, matching, grupos, sustituciones y publicación pueden funcionar juntos.